As reuniões no dia a dia são vistas como muito perigosas, pois muitas das vezes são utilizadas para divisão de responsabilidade, porém quando se conhecem muito bem os processos da empresa, conhecem seus deveres, responsabilidades e interface, as reuniões acabam sendo desnecessárias, mas quando se trata de lançamento de um novo produto ou um grande evento ela se torna essencial por isso deve-se ter alguns itens de atenção para que a mesma seja produtiva e assertiva, conforme podemos ver abaixo:
- 1) Agendar a reunião com antecedência, a não ser que seja estritamente necessária, sempre com 2 ou 3 dias de antecedência utilizando recursos como e-mail, agendamento pelo outlook , ligando para confirmar o recebimento;
- 2) Convidar as pessoas que tem o poder de decisão, pois será produtiva, já com definição de ações e problemas resolvidos;
- 3) Junto a agenda encaminhar os tópicos a serem abordados durante a reunião, assim as pessoas podem se preparar para ir a reunião;
- 4) Determinar duração da reunião com hora início e hora fim assim todos terão seu tempo agendado e atende completamente a ética empresarial;
- 5) Defina o tempo para cada tópico e envie esse junto a agenda assim todos os participantes estarão atentos ao tempo que terão para abordar cada tópico e buscar antes da reunião todas as informações necessárias para cumprimento do horário.
- 6) Toda a reunião deve se ter uma ata, assim todos saberão o que ocorre, quais ações estão sobre sua responsabilidade, itens necessários para a ata (título, nome dos participantes, duração da reunião com hora início e hora fim, ações que surgiram da reunião, responsável, data prevista para conclusão da ação,etc..);
- 7) A ata deve ser assinada e ou encaminhada via e-mail a todos participantes com retorno de “ de acordo” ou assinatura eletrônica;
- 8) A ata deve ser armazenada em local de fácil acesso tanto eletrônico como até mesmo no arquivo físico;
- 9) A ata faz parte do registro histórico da empresa no qual poderá ser usado para análise e ou consulta de outras pessoas;
Após todos os passos acima serem respeitados você terá grandes chances de ter uma excelente reunião com produtividade garantida e assertividade nas ações.
